Sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva, textos, tablas, gráficos, listas de datos, realizar cálculos desde simples sumas hasta cálculos más complejos como son reportes estadísticos e informes, así mismo realizar tareas contables y financieras utlilizanso sus funciones. Una de las ventajas es que permite almacenar y editar información las veces que considere necesario hacerlo.
Esta aplicación se encuentra integrada en el conjunto de programas Microsoft Office como Word, Access, PowerPoint, por lo cual resultará familiar utilizarlo puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Procedimientos Básicos
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla, colocar el cursor y hacer clic sobre el botón
se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en el ordenador; colocar el puntero del ratón sobre Mi Office y hacer clic sobre Excel se iniciará el programa.Verá un listado de aplicaciones ordenado alfabeticamente. En él aparecen todas las aplicaciones que tiene instaladas en el equipo y, desplazándose verticalmente hasta la letra E (ya sea con el ratón o con la barra de desplazamiento vertical), encontrará la aplicación Excel 2016, sobre la que pulsará para abrir una nueva hoja de Excel.
Pantalla Inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta y sus componentes fundamentales.
Podemos abrir un Libro en blanco, dando clic sobre la primera opción del menú de la derecha, se mostrará una hoja de cálculo.
La pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrícula compuesta por filas y columnas; donde se realizará el trabajo.
Cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Es importante mencionar también que cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, se dispondrá de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrece botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
Abrir, guardar y cerrar un libro de trabajo
La ficha Archivo
Hacer clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrá desplegar un menú desde donde podrá ver las acciones que puede realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observará que tiene un efecto verde oscuro. Si hace clic en ellas se mostrará un panel a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana de Excel.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsar ESC o hace clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda (regresar).
Crear, guardar, guardar como, abrir y cerrar libros de trabajo
Una vez que se ha creado un libro de trabajo, o se han hecho modificaciones a uno existente, es necesario guardar los cambios realizados.
Para almacenar un archivo, se utilizan las opciones Guardar y Guardar como, que tienen como diferencia el de Guardar como que permite cambiar el nombre del archivo en cada ocasión que se desea guardar en la unidad del almacenamiento, y la opción Guardar sólo lo hace la primera vez que se almacena el archivo. Para mantener en el disco el último trabajo en forma segura, se debe guardar periódicamente.
Nuevo, para la creación de un nuevo documento. Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel. Guardar y Guardar como, que realizan las funciones como su nombre indica.
Por lo general se recomienda guardar cada 10 ó 15 minutos o después de haber terminado cualquier trabajo que no se desee rehacer. Si se guarda frecuentemente se evita perder parte del trabajo en caso de que ocurra algún problema con la energía eléctrica o de otro tipo. También es conveniente guardar un archivo antes de:
- Imprimir o hacer cambios importantes.
- Transferir datos del Archivo a otra aplicación.
- Convertir los archivos a un formato de archivo diferente.